This section of the user guide will describe the system requirements and configurations, the user access levels and contingency modes of operation.
Device Requirement
Internet browser version – Chrome Version 52 and above, Firefox Internet Explorer not recommended.
Screen resolutions – 1366 x 768 recommended.
Mobile Resolution – 7” and above recommended.
Other requirements – Stable Internet connection at minimum 4mb/sec bandwidth.
User Access Levels
STAFF | NON-STAFF | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Feature | System Admin | Meeting Manager- Committee | Meeting Manager- Internal | Action Manager | Operational User | Task Viewer | Operational User | Task Viewer |
Site Configuration | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Output Configuration | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete Position Terminology | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete Attendance Terminology | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete Voting Terminology | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete Motion Terminology | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete Attendance Terminology | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete snippets | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Remove words to and from the dictionary | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit Custom fields | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Grid configuration (order and visibility) | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Bulk upload users details, dictionary, legislations | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/ Edit/Delete users | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete teams | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete committees | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete locations | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete legislations | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete report templates | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete agenda templates | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Add/Edit/Delete email templates | Y | N | N | N | N | N | N | N |
Retrieve deleted meetings, agenda groups, agenda items, action items | Y | N | N | N | N | N | N | N |
View and filter actions | Y | N | N | Y | N | Y | N | Y |
Add new action | Y | N | N | Y | N | N | N | N |
Spell check | Y | N | N | Y | N | N | N | N |
View audit trail | Y | N | N | Y | N | Y | N | Y |
Duplicate action | Y | N | N | Y | N | N | N | N |
Delete action | Y | N | N | Y | N | N | N | N |
Export to Excel | Y | N | N | Y | N | Y | N | Y |
View and filter committees | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Export committees to Excel | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
View and filter teams | Y | Y | Y | Y | Y | Y | N | N |
Export teams to Excel | Y | Y | Y | Y | Y | Y | N | N |
View and filter member list | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Export teams to Excel | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
View and filter meetings | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Download reports | Y | Y | Y | N | N | N | N | N |
Preview outputs | Y | Y | Y | N | N | N | N | N |
View and filter agenda items | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Submit agenda items | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Copy/Move agenda items | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Create an agenda item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Revert to draft | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Copy/Move agenda item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Add confidential users | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Preview outputs | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Email agenda item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Configure linked report | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Export to Excel | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
View and filter agenda items | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Submit agenda items | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Copy/Move agenda items | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Create an agenda item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Revert to draft | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Copy/Move agenda item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Add confidential users | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Preview outputs | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Email agenda item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Configure linked report | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Export to Excel | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Approve/Reject item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Export to Excel | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Approve/Reject agenda | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Export to Excel | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Create new item | Y | Y | Y | Y | N | N | N | N |
Spell check | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
View audit trail | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Duplicate action item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Delete action item | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Export to Excel | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Create Meetings | Y | Y | N | N | N | N | N | N |
Edit Meetings (Agenda items) | Y | Y | N | N | N | N | N | N |
Delete Meetings | Y | Y | N | N | N | N | N | N |
Create Meetings | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Edit Meetings (Agenda items) | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Delete Meetings | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Create Meetings | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Edit Meetings (Agenda items) | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
Delete Meetings | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y | Y |
*Y = Yes, has this permission | N = No permission
Contingencies
In case of a power outage, data are not saved into the database. Loss of internet connection doesn’t result in loss of data although the user cannot save. The user will be notified when the connection is restored and the data can be saved.
